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SECRETARIA DIGITAL





Os documentos eletrônicos movimentam a maior parte da massa de informações trafegadas nas empresas modernas, proporcionando uma dinâmica operacional nunca antes experimentado pelas corporações. Em instituições de ensino, tal tecnologia é fundamental para a promoção do bom atendimento a alunos e professores, coordenações e diretoria, além promover economia operacional e drástica diminuição do uso de papel.

A Secretaria Digital do LIFE EDUCACIONAL é um serviço que destinado a organizar de forma precisa, todas as informações contidas nos variados documentos inerentes a gestão escolar, tonando o acesso à informação uma tarefa fácil e disponível a todos os agentes pertencentes ao meio. Possui mecanismo dinâmico de criação de pastas a partir da matrícula de alunos e possibilita a criação de estruturas de pastas independentes para guarda de outros arquivos da administração.

Esta solução é completa, contribui decisivamente para o desenvolvimento organizacional das instituições de ensino e atende de forma precisa todas as exigências contidas na Portaria nº 1.224 do Ministério da Educação.

MODELO OPERACIONAL:



O processo apresentado mostra que informações de qualquer natureza armazenadas em papel, podem passar por um processo de digitalização, ou seja, seus dados são convertidos em arquivos eletrônicos e depois catalogados na base do sistemas. Neste momento, todas as informações inerentes aos documentos são cadastradas e servirão aos mecanismos de buscas do sistema. Desta forma o acesso a tais arquivos daquele que possui habilitação para tanto, se torna bastante facilitado, uma vez que o sistema opera inteiramento por meio da internet, podendendo ser acessado de qualquer parte e a qualquer momento.

Além de catalogar e gerenciar os documentos digitalizados, o serviço de Secretaria Digital também promove a catalogação dos documentos físicos, organizando-os em grupos e indicando local de guarda. Assim, todas vez que for necessário o acesso analógico ao documento em questão, a equipe de arquivistas tem a informação precisa de onde procurá-lo.

As instituições ensino que usam o LIFE EDUCACIONAL para gestão de todas as atividades da sua gestão, têm a possibilidade de terem o serviço de Secretaria Digital inteiramente integrado às outras funcionalidades do sistemas. Já aquelas que utilizam outros sistemas de gestão, a Life Sistemas disponibiliza a possibilidade de integração com essas ferramentas, basta que o outro software disponha de mecanismos capaz de integrar-se a outra base de dados.

DIGITALIZAÇÃO DO ACERVO

O trabalho de digitalizar a massa de dados antigos das instituições e catalogar cada documento no sistema da Secretaria Digital requer equipe preparada, conhecedoras das técnicas de organização de acervo e criterioza no controle da qualidade dos trabalhos. Para isso, além, de apresentar um sistema de gestão de documentos eletrônicos, a Life Sistemas também leva para seus clientes este serviço. Portanto, na hora de solicitar seu orçamento, infome ao nosso consultor se deseja contratar simplesmente o sistema de Secretarial Digital, ou também, o serviço de Digitalização do Acervo existente.

ESTRUTURA NECESSÁRIA
Para utilização de documentos eletrônicos através do Life e-docs basta que o interessado disponha de computadores conectados à internet. Esse é o ponto principal para a adoção dessa ferramenta, pois a hospedagem do sistema e o gasto com servidores de internet já integram a solução, ou seja, nenhum investimento terá que ser feito nesse sentido - a não ser que essa seja uma opção de quem adquirir tal solução - pois a Life Sistemas disponibiliza todas essa estrutura de servidores de alta segurança e confiabilidade a todos os seus clientes.

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TEMAS ABORDADOS

- Life Educacional
- Gestão de Escolas
- Redes Integradas de Ensino
- Gestão Integrada de Universidades
- Gestão de Educação à Distância



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